commercialisation

Gestion des inscriptions à différents évènements

Pour mieux comprendre les nouvelles tendances qui se dégagent dans l’industrie du tourisme d’affaires au Québec, nous avons tenté de comprendre les besoins des planificateurs d’évènements. Pour ce faire, nous avons recueillies des données lors de notre focus groupe, organisé en mai dernier.  Nous avons donc analysé les réponses de 15 planificateurs d’évènements, venant de différentes organisations de la région de Montréal et travaillant dans le monde associatif ou corporatif, sur les principaux défis qu’ils rencontrent lors de la planification d’évènements comme : leurs critères de choix concernant leur outil d’inscriptions, leurs attentes d’un système d’inscriptions ou l’évaluation des inscriptions en termes de budget. Les évènements organisés par ces planificateurs sont principalement des congrès et des colloques, accueillant entre 100 et 250 participants.

Sur les 13 entreprises présentes au focus groupe, 3 d’entre elles gèrent encore leurs inscriptions à l’interne manuellement. Ils n’ont pas encore de système de gestion des inscriptions. C’est pourquoi les planificateurs recherchent de plus en plus de logiciels automatisés afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs. 2 d’entre eux utilisent des tablettes pour gérer les inscriptions et arrivées des clients et les 10 autres utilisent des systèmes automatisés, comme Eventbrite. D’après eux, Eventbrite est un bon logiciel de gestion des inscriptions pour les petits évènements gratuits, comme par exemple des cocktails ou des 5 à 7. Cependant, les planificateurs ne recommandent pas Eventbrite pour les événements de grande envergure. La gestion des inscriptions est donc un monde en lui-même, qui est souvent négligé. Il est important de ne pas considérer la gestion des inscriptions comme une prise d’informations mais plutôt comme un outil de gestion. L’inscription fait le succès ou l’échec d’un évènement. Une mauvaise gestion des contacts, un faible suivi du taux de participation ou une gestion des paiements approximatif peuvent entrainer l’échec d’un événement.

Comment choisissez-vous votre outil d’inscriptions ?

La plupart des planificateurs d’évènements choisissent leur outil d’inscriptions en fonction de sa simplicité d’utilisation, de son automatisation et de sa flexibilité. Ils gèrent beaucoup d’inscriptions avec des visiteurs de statuts différents (membres, non membres, conjoints), ce qui peut créer des erreurs si le logiciel n’est pas performant. Notre expert, spécialisé en gestion d’inscription, conseille d’utiliser seulement des documents en version PDF afin d’éviter les erreurs de filtrage sur Excel. Il conseille également pour les formulaires d’inscription de mettre des réponses avec des champs obligatoires afin que les personnes n’oublient pas de répondre à certaine question. Cela permettra aussi d’éviter des erreurs ou des oublis, comme la présence du conjoint par exemple. En effet, il est déjà arrivé à un des planificateurs de se trouver dans une situation embarrassante car ils avaient oublié de prendre en compte les conjoints. Ils n’avaient donc pas prévu suffisamment de places et de repas pour tous les invités. Il est également important que le logiciel soit en français et en anglais afin qu’il soit facile d’utilisation pour tout le monde. Il  est nécessaire de choisir un système en fonction de vos besoins et non pas prendre forcément un système multiservices, car il ne répondra peut être pas correctement à vos attentes.

Les systèmes multiservices peuvent être efficaces mais le temps d’apprentissage peut être plus long car ce sont des systèmes complexes. Si les employés ne maitrisent pas le système, ils ne seront ni autonomes, ni efficaces. Ces systèmes intégrés sont donc de moins en moins utilisés car ils représentent une perte de temps pour les entreprises. Lorsque l’on choisit son système, il est important de penser au travail fait en amont. De plus, il est essentiel d’avoir un logiciel esthétique et simple d’utilisation. En effet l’apparence du logiciel est la première impression laissée au client. Ils vont donc se faire une idée de l’évènement dès l’étape de préinscription.

Qu’attendez-vous d’un système d’inscriptions ?

Les planificateurs recherchent la simplicité d’utilisation, la flexibilité, la personnalisation et l’actualisation en temps réel. Les planificateurs souhaitent également qu’il soit en ligne donc automatisé car cela représente un gain de temps énorme pour eux. Il est important d’avoir des menus déroulants obligatoires afin de faciliter l’analyse des profils de tous les participants. En effet, si chaque dossier d’inscription était détaillé différemment, cela serait trop difficile à gérer pour les planificateurs. Il est donc nécessaire que les suivis soient faciles, notamment pour les paiements. Cela permet aussi de gérer plus facilement la logistique de l’évènement. En effet, un système d’inscriptions non performant peut entrainer des pertes d’argent pour l’organisation. Il est important d’avoir un système qui nous rend autonome, efficace et performant et qui nous permet d’effectuer des modifications à l’interne et de voir les changements en temps réel. Un tel logiciel permet aux planificateurs d’évènements de sauver beaucoup d’énergie, de conflits et de temps.

Comment évaluez-vous l’inscription en termes d’argent ?

Les planificateurs utilisent des plateformes différentes, en fonction de leurs besoins. En effet, ils s’adaptent en fonction de la taille de leurs évènements et du coût de l’évènement (évènement payant ou gratuit). Certains utilisent des systèmes, comme Eventbrite, d’autres des systèmes multiservices et d’autres font encore les inscriptions manuellement. Les prix sont donc variables en fonction du système d’inscriptions choisi. Il est donc vraiment nécessaire de bien considérer l’outil en termes de coût et de temps. 

Il en est également ressorti que le plus grand défi rencontré par les planificateurs d’évènements est la gestion des inscriptions de plusieurs évènements qui ont lieu en même temps. Il est difficile de gérer les inscriptions de plusieurs évènements qui se déroulent au même moment car cela demande beaucoup d’organisation et de gestion. Les entreprises doivent donc s’adapter au changement en automatisant leur système de gestion des inscriptions afin de faciliter le travail des planificateurs.

La gestion de l’inscription est donc une partie importante dans le travail du planificateur. Souvent négligée, la gestion de l’inscription est pourtant une des clés de la réussite d’un événement. Pour assurer le succès des inscriptions, plusieurs logiciels et outils peuvent être mis en place, en fonction de la taille, du prix ou encore du type d’événement. Les planificateurs recherchent des logiciels simples, automatisés et fiables. Le choix du logiciel est donc une étape importante dans la gestion de l’inscription. Il est également important de créer des champs obligatoires et des menus déroulants afin d’obtenir des formulaires de réponses cohérents et complets.

 

Autres articles en tourisme d’affaire :

Défis de la communication interne et externe lors d’un évènement

Tendances évènementielles en tourisme d’affaires

Laisser un commentaire

*
*

Required fields are marked *